مدخل إلى شير بوينت (SharePoint): منصة مايكروسوفت لإدارة المحتوى والتعاون المؤسسي

يُعد شير بوينت (SharePoint) أحد أبرز المنتجات التي طورتها شركة مايكروسوفت والتي أحدثت تحولًا جوهريًا في طريقة عمل المؤسسات والمنظمات من خلال توفير منصة مركزية لإدارة المحتوى والتعاون وتبادل المعلومات. تم إطلاق SharePoint لأول مرة عام 2001، ومنذ ذلك الحين، تطور ليصبح حلاً متكاملاً يُستخدم على نطاق واسع في الشركات من جميع الأحجام لتيسير العمل الجماعي وتحسين إنتاجية الفرق وتوفير البنية التحتية الرقمية اللازمة للتحول الرقمي داخل المؤسسات.

التعريف بمنصة شير بوينت

شير بوينت هو نظام لإدارة المحتوى المؤسسي (Enterprise Content Management) ومنصة تعاونية قائمة على الويب، يُستخدم لإنشاء مواقع إلكترونية داخلية وخارجية، وتخزين الوثائق، وتنظيم البيانات، ومشاركة المعلومات بين الأفراد داخل المؤسسة. تعتمد المنصة على بنية مرنة تسمح بتخصيص المواقع، وتكاملها مع أدوات أخرى ضمن حزمة Microsoft 365 مثل Outlook وTeams وOneDrive.

تُستخدم SharePoint غالبًا كحل لبناء بوابات مؤسسية، ونظم لإدارة الوثائق، وأماكن لتخزين البيانات المشتركة، ونظم لسير العمل، وإدارة المهام، ونظم أتمتة الأعمال (Business Process Automation).

النسخ المتوفرة من شير بوينت

تقدم مايكروسوفت SharePoint بثلاثة أشكال رئيسية:

• SharePoint Online: وهو الإصدار السحابي الذي يُقدم كجزء من Microsoft 365، ويتميز بإمكانية الوصول من أي مكان وتحديثات تلقائية وأمان سحابي متقدم.

• SharePoint Server: النسخة التي تُثبّت محليًا في خوادم المؤسسة، وتوفر مرونة أكبر في التخصيص لكنها تتطلب صيانة مستمرة وتحديثات يدوية.

• SharePoint Foundation: نسخة مجانية محدودة القدرات أوقفت مايكروسوفت دعمها منذ عام 2016، وكانت تُستخدم لبناء مواقع داخلية صغيرة دون تكاليف ترخيص.

أبرز وظائف شير بوينت

إدارة الوثائق

يُعد SharePoint أحد أكثر الأنظمة تطورًا لإدارة الوثائق، حيث يتيح تخزين الملفات وتنظيمها بطريقة مركزية، مع إمكانيات تعقب الإصدارات، والاحتفاظ بسجل تغييرات شامل، وتحديد صلاحيات الوصول، وإنشاء مكتبات مستندات، وأتمتة تدفق العمل فيما يخص الموافقات والتعديلات.

التعاون الجماعي

يساعد SharePoint على تعزيز التعاون من خلال توفير مساحات عمل مشتركة، حيث يمكن للفرق العمل على ملفات مشتركة، والتواصل عبر تعليقات، وتخصيص المهام، ومشاركة الأخبار والمستجدات عبر صفحات الفرق، وإعداد تنبيهات ورسائل بريد إلكتروني تلقائية.

إنشاء مواقع داخلية وخارجية

يمكن للمؤسسات من خلال SharePoint إنشاء مواقع إنترانت مخصصة للموظفين، تضم أخبار الشركة، وسياسات الموارد البشرية، وروابط الخدمات الداخلية، كما يمكن إنشاء مواقع خارجية للتفاعل مع العملاء أو الشركاء باستخدام بوابات العملاء أو البائعين.

التكامل مع Microsoft 365

تُعد تكاملات SharePoint مع Outlook، Teams، Word، Excel، Power Automate، Power Apps، من أبرز نقاط قوته. على سبيل المثال، يمكن ربط مكتبة مستندات SharePoint بـ Teams لتبادل الملفات داخل فرق العمل، أو إنشاء تطبيقات مخصصة باستخدام Power Apps لقراءة البيانات من SharePoint وتنفيذ إجراءات معينة.

إدارة سير العمل (Workflow)

توفر SharePoint إمكانيات أتمتة سير العمل الداخلي عبر Power Automate، مما يسمح بإنشاء تدفقات عمل تلقائية مثل الموافقات على العقود، أو إرسال إشعارات عند إضافة ملفات جديدة، أو تحديث حالة مشروع معين.

مكونات شير بوينت الأساسية

المواقع (Sites)

الموقع هو وحدة البناء الأساسية في SharePoint، ويمكن أن يكون موقعًا لفريق عمل، أو مشروع، أو قسم معين في الشركة. لكل موقع مكتبات مستندات وقوائم وصفحات ويب مخصصة. يمكن تخصيص التصميم والوظائف لتتناسب مع احتياجات كل مجموعة عمل.

الصفحات (Pages)

توفر SharePoint إمكانية إنشاء صفحات داخل الموقع تُستخدم لعرض الأخبار أو تقديم معلومات معينة. يمكن إضافة مكونات ويب (Web Parts) إلى الصفحات مثل النصوص، الصور، الفيديوهات، الجداول، والروابط الديناميكية.

المكتبات (Libraries)

هي المكان الذي تُخزن فيه الملفات والمستندات. تدعم مكتبات SharePoint خصائص متقدمة مثل تعيين أنواع محتوى، تعقب الإصدارات، إعداد التنبيهات، وتعيين صلاحيات دقيقة حسب المستخدم أو المجموعة.

القوائم (Lists)

تمثل القوائم الجداول التي تحتوي على بيانات مهيكلة مثل بيانات العملاء، الجداول الزمنية، المهام، أو أي معلومات أخرى. تشبه في وظيفتها جداول Excel، لكن داخل بيئة SharePoint، وتدعم التكامل مع Power Apps وPower Automate.

الأذونات وصلاحيات الوصول

يمتاز SharePoint بنظام أذونات متقدم يتيح إدارة من يصل إلى ماذا داخل المنصة. يمكن تحديد الصلاحيات على مستوى الموقع، المكتبة، المجلد، أو حتى الملف الواحد. يُمكن منح صلاحيات للقراءة فقط، أو التحرير، أو التحكم الكامل.

المزايا الفريدة لشير بوينت

استخدامات شير بوينت في المؤسسات

يُستخدم SharePoint في المؤسسات في مجموعة واسعة من السيناريوهات التي تشمل:

• إدارة المشاريع: من خلال تتبع المهام، المواعيد النهائية، وتبادل الوثائق بين أعضاء الفريق.

• بوابات الموظفين: حيث يمكن لكل موظف الوصول إلى بياناته، الرواتب، طلبات الإجازات، وسياسات الشركة.

• إدارة المعرفة: عبر مكتبات مركزية للمستندات، وأدلة العمل، وسياسات الجودة.

• التدريب والموارد البشرية: تحميل مواد التدريب، تسجيل حضور الدورات، وتوزيع استبيانات.

• إدارة علاقات العملاء: يمكن بناء نظم بسيطة لتتبع العملاء والطلبات وربطها بفرق العمل.

• الامتثال والسياسات: ضبط صلاحيات المحتوى وتوثيق العمليات الحساسة وفق متطلبات الامتثال.

تحديات استخدام شير بوينت

رغم قوة منصة SharePoint، إلا أن استخدامها يتطلب تخطيطًا جيدًا وتدريبًا للمستخدمين، ومن أبرز التحديات التي قد تواجه المؤسسات:

• تعقيد التخصيص: تعديل المواقع والتصميمات قد يتطلب معرفة فنية متقدمة.

• إدارة الأذونات: في حالة ضعف الضبط، قد يواجه المستخدمون صعوبة في الوصول أو مشكلات أمنية.

• تنظيم المحتوى: بدون خطة واضحة، قد تتكدس المستندات في المكتبات مما يصعب الوصول إليها لاحقًا.

• الحاجة للتدريب: المستخدمون غير المعتادين على SharePoint قد يواجهون صعوبة في التأقلم.

مستقبل شير بوينت

تتجه مايكروسوفت في تحديثاتها المستمرة إلى جعل SharePoint أكثر تكاملًا مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتجربة الحديثة لـ Microsoft 365. ويتوقع أن تشهد السنوات القادمة تطورًا كبيرًا في ميزات مثل:

• دعم أكبر لإنشاء مواقع متجاوبة ديناميكيًا.

• تكاملات أعمق مع Microsoft Viva لتعزيز تجربة الموظف.

• أدوات إنشاء المحتوى الذكية باستخدام Copilot وذكاء اصطناعي.

• واجهات استخدام أكثر بساطة عبر الأجهزة المحمولة.

• تحسينات في الأمان والتحكم في البيانات بما يتماشى مع التحديات الرقمية المتجددة.

الخلاصة

شير بوينت يمثل بنية تحتية رقمية متكاملة لإدارة المعلومات والمحتوى والتعاون المؤسسي. بفضل مرونته العالية، وتكامله العميق مع منظومة Microsoft 365، وقوة أدواته في إدارة الوثائق، أصبح من الأدوات الأساسية التي لا غنى عنها في المؤسسات الحديثة. تبني شير بوينت لا يجب أن يكون فقط خطوة تقنية، بل جزء من استراتيجية التحول الرقمي الأوسع التي تسعى المؤسسات من خلالها إلى زيادة الإنتاجية، وتعزيز التعاون، وضمان استمرارية المعرفة المؤسسية.

المراجع

• Microsoft SharePoint Official Documentation: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/

• Microsoft 365 Blog: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/